Organisation : trop c’est trop

S'organiser sans se surmener, trop c'est trop !

Vous connaissez peut-être le syndrome de l’objet brillant, c’est le fait d’être toujours attiré par de nouvelles choses. Aujourd’hui, je mets l’accent sur l’organisation car c’est ce qui m’a le plus touché.

En début d’activité, on n’est pas habitué à utiliser des outils de gestion, ça fait partie de la découverte du statut d’auto-entrepreneur.  👩🏻‍💻

Apprendre à s’organiser, gérer ses clients, sa facturation… etc. Il faut un certain temps pour savoir ce qu’on aime, ce qu’on aime moins. Et l’organisation est complètement différente d’une personne à une autre.

Garder les outils qui te correspondent

Un outil qui vous correspond est un outil qui va améliorer votre quotidien, le rendre plus simple et plus rapide.

Ça peut être un outil de gestion comptabilité comme Freebe ou un outil de gestion de projet comme Trello.

L’objectif est que tout soit à sa place, que vous vidiez votre cerveau pour ranger chaque tâche au bon endroit.

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Trouver le bon outil ne se fait pas toujours dès le premier essai mais par contre, il faut en rester aux outils que vous connaissez et qui fonctionnent pour vous, car ils vont vous permettre :

⚡️ D’avoir une meilleure organisation

Se contenter des logiciels qu’on connaît permet d’avoir toujours une organisation stable.

⚡️ Meilleure productivité

Le fait de connaître déjà ce qu’on utilise permet de gagner du temps, d’évoluer plus facilement et aussi de découvrir les faces cachées de l’outil (pour automatiser par exemple)

⚡️ Allègement de sa charge mentale

Chaque chose à sa place, ne pas éparpiller ses idées permet de libérer sa charge mentale. Une chose en tête ? Je la note tout de suite au bon endroit et j’y reviendrai plus tard.

⚡️ Process plus clairs

Les process sont très importants et je commence seulement à m’en rendre compte (mieux vaut tard que jamais !). Lorsqu’ils sont listés à un seul endroit, on sait où on va et on peut suivre pas à pas une méthode.

⚡️ Délégation plus simple

Connaître par coeur son logiciel permet de déléguer plus facilement et efficacement. On peut rapidement former son partenaire et/ou son client. Ne pas changer constamment d’outil permet aussi au client de garder un certain confort et une certaine stabilité

Les risques d’une organisation bancale

Sans outils phares, vous risquez d’avoir une organisation assez floue ou même de perdre des documents importants.

Et ce genre de situation vous fera perdre :

  • Du temps
  • De la crédibilité
  • De la confiance en toi

Finalement, une organisation décousue est source d’un éternel recommencement.  🔄

Je ne compte plus le nombre d’articles que j’ai du réécrire car j’avais choisi un outil qui ne faisait pas de sauvegarde automatique… Ou le nombre de choses que j’ai listé à droite, à gauche, sans finalement réussir à remettre la main dessus !

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Les outils de base importants dans la vie d’un entrepreneur

Si je devais vous faire une liste des choses importantes à organiser dans ton business, je vous dirais :

  • La comptabilité
  • Le suivi des clients, prospects…
  • L’organisation quotidienne (planning, to-do, projets en cours, liste d’idées)
  • L’organisation de vos fichiers et mails

Évidemment, selon votre activité, il y a bien d’autres choses qui entrent en compte. Ici, ce sont vraiment les bases de l’organisation d’un business selon moi.

En terme d’outils à proprement parler, c’est à vous de choisir ceux qui collent le plus avec votre façon de faire.  🗂

De mon côté, voici ceux que j’utilise :

  • Freebe : gestion comptabilité, factures, devis…
  • ClickUp : suivi des clients et prospects
  • ClickUp et Notion : vide cerveau + suivi des projets en cours
  • Google Drive : stockage de fichiers
  • Spark : tri et envoi en différé des mails

Comment savoir si un outil me correspond ?

Il existe des tas d’outils et c’est vrai que c’est parfois difficile de savoir lequel nous correspond le mieux.

Si vous voulez découvrir un nouvel outil, laissez vous une semaine. Vous pouvez suivre quelques tutos sur Youtube ou sonder les personnes qui utilisent cet outil.

En une semaine, vous avez le temps de bien découvrir un outil et de savoir s’il vous correspond. Si vous êtes dubitatif et que vous sentez qu’il manque une fonctionnalité fondamentale, next !  👉🏻

Je ne vous cache pas qu’il m’a fallu du temps pour trouver une bonne organisation. Si je devais ne garder qu’un outil, ce serait ClickUp. Il me permet vraiment de voir en un coup d’oeil où j’en suis dans les calendriers éditoriaux, dans les missions avec mes clients… etc.

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