Organisation : trop c’est trop

Tu connais peut-être le syndrome de l’objet brillant, c’est le fait d’être toujours attiré par de nouvelles choses. Aujourd’hui, je mets l’accent sur l’organisation car c’est ce qui m’a le plus touché.

En début d’activité, on n’est pas habitué à utiliser des outils de gestion, ça fait partie de la découverte du statut d’auto-entrepreneur.  👩🏻‍💻

Apprendre à s’organiser, gérer ses clients, sa facturation… etc. Il faut un certain temps pour savoir ce qu’on aime, ce qu’on aime moins. Et l’organisation est complètement différente d’une personne à une autre.

Garder les outils qui te correspondent

Un outil qui te correspond est un outil qui va améliorer ton quotidien, le rendre plus simple et plus rapide.

Ça peut être un outil de gestion comptabilité comme Freebe, ou un outil de gestion de projet comme Trello.

L’objectif est que tout soit à sa place, que tu vides ton cerveau pour ranger chaque tâche au bon endroit.

À lire aussi : 5 outils pour les entrepreneurs

En rester aux outils que tu connais et qui fonctionnent pour toi va te permettre :

⚡️ D’avoir une meilleure organisation

Se contenter des logiciels qu’on connaît permet d’avoir toujours une organisation stable.

⚡️ Meilleure productivité

Le fait de connaître déjà ce qu’on utilise permet de gagner du temps, d’évoluer plus facilement et aussi de découvrir les faces cachées de l’outil (pour automatiser par exemple)

⚡️ Allègement de sa charge mentale

Chaque chose à sa place, ne pas éparpiller ses idées permet de libérer sa charge mentale. Une chose en tête ? Je la note tout de suite au bon endroit et j’y reviendrai plus tard.

⚡️ Process plus clairs

Les process sont très importants et je commence seulement à m’en rendre compte (mieux vaut tard que jamais !). Lorsqu’ils sont listés à un seul endroit, on sait où on va et on peut suivre pas à pas une méthode.

⚡️ Délégation plus simple

Connaître par coeur son logiciel permet de déléguer plus facilement et efficacement. On peut rapidement former son partenaire et/ou son client. Ne pas changer constamment d’outil permet aussi au client de garder un certain confort et une certaine stabilité

Les risques d’une organisation bancale

Sans outils phares, tu risques d’avoir une organisation assez floue ou même de perdre des documents importants.

Et ce genre de situation te fera perdre :

  • Du temps
  • De la crédibilité
  • De la confiance en toi

Finalement, une organisation décousue est source d’un éternel recommencement.  🔄

Je ne compte plus le nombre d’articles que j’ai du réécrire car j’avais choisi un outil qui ne faisait pas de sauvegarde automatique… Ou le nombre de choses que j’ai listé à droite, à gauche, sans finalement réussir à remettre la main dessus !

À lire aussi : Les erreurs de débutant qui impactent mon business

Les outils de base importants dans la vie d’un entrepreneur

Si je devais te faire une liste des choses importantes à organiser dans ton business, je te dirais :

  • La comptabilité
  • Le suivi des clients, prospects…
  • L’organisation quotidienne (planning, to-do, projets en cours, liste d’idées)
  • L’organisation de tes fichiers et mails

Évidemment, selon ton activité, il y a bien d’autres choses qui entrent en compte. Ici, ce sont vraiment les bases de l’organisation d’un business selon moi.

En terme d’outils à proprement parler, c’est à toi de choisir ceux qui collent le plus avec ta façon de faire.  🗂

De mon côté, voici ceux que j’utilise :

  • Freebe : gestion comptabilité, factures, devis…
  • ClickUp : suivi des clients et prospects
  • ClickUp et Notion : vide cerveau + suivi des projets en cours
  • Google Drive : stockage de fichiers
  • Spark : tri et envoi en différé des mails

Comment savoir si un outil me correspond ?

Il existe des tas d’outils et c’est vrai que c’est parfois difficile de savoir lequel nous correspond le mieux.

Si tu veux découvrir un nouvel outil, laisse toi une semaine. Tu peux suivre quelques tutos sur Youtube ou sonder les personnes qui utilisent cet outil.

En une semaine, tu as le temps de bien découvrir un outil et de savoir s’il te correspond. Si tu es dubitatif et que tu sens qu’il manque une fonctionnalité fondamentale, next !  👉🏻

Je ne te cache pas qu’il m’a fallu du temps pour trouver une bonne organisation. Si je devais ne garder qu’un outil, ce serait ClickUp. Il me permet vraiment de voir en un coup d’oeil ou j’en suis dans les calendriers éditoriaux, dans les missions avec mes clients… etc.

Et toi, quels sont tes outils du quotidien ?

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